Wieder Ordnung im E-Mail Posteingang erhalten (Spam reduzieren)

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie wieder mehr Ordnung in Ihrem Posteingang erhalten und „Spam“ reduzieren.

Das funktioniert ganz einfach, indem Sie herausfinden, woher E-Mails kommen und wie diese den Weg in Ihren Ihrem Posteingang finden. Das ermöglicht es Ihnen, die Anzahl der eingehenden E-Mails zu reduzieren und auf das einzuschränken, was Sie tatsächlich interessiert (= für Sie wichtig ist).

Die DSGVO und der richtige Umgang mit Newslettern + Spam.

Viele sind genervt, übersehen aber, dass sie neben den Spam-Mails auch verschiedene Newsletter erhalten, für die sie sich eingetragen und dem Empfang zugestimmt haben, weil Ihnen das Thema wichtig ist (oder zumindest war). Bei diesen Newslettern können Sie sich im Normalfall auch gefahrlos austragen und dürfen dann auch keine E-Mails (zu dem jeweiligen Thema) mehr bekommen.

Bewusstes Risiko = halbes Risiko

Riskant wird es bei Newslettern, für die Sie sich nicht registriert haben. Dort könnte es passieren, dass Sie mit der Austragung nur bestätigen, dass Ihre E-Mail Adresse tatsächlich gültig ist. Hier besteht das Risiko, durch diese Bestätigung noch mehr E-Mails zu erhalten. Dies ist eines der Probleme, das durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelöst werden sollte.

Die Entscheidung, ob das tatsächlich geklappt hat, überlasse ich Ihnen.

Der Unterschied zwischen Spam und Newslettern

Wichtig ist, zwischen Newslettern und Spam zu unterscheiden. Dabei ist:

SPAM = Mails, die Sie nicht wollen, und für die Sie sich nie registriert haben.

Newsletter = Mails, die Sie empfangen, weil Sie dem Erhalt zugestimmt haben. Dort können Sie sich normalerweise (ohne weitere Kontaktaufnahme) mit nur einem Klick austragen.

Zu viele Mails und Chaos im Posteingang?

Viele wissen gar nicht, was da in ihrem Postfach landet. Deshalb möchte ich kurz die Quellen erklären, und wie Sie unerwünschte E-Mails schnell und einfach loswerden können.

Wichtige Mails landen im Spam-Ordner, und Spam-Mails landen im Posteingang? Das kann nicht nur nerven, sondern auch richtig unangenehm sein (wenn Sie beispielsweise auf wichtige Unterlagen oder den Zugangsdaten zu einem gekauften digitalen Produkt warten).

Wie kommt es dazu? Die meisten Anbieter von E-Mail Accounts bieten einen automatischen Spam-Filter an, der ankommende E-Mails automatisch bewertet. Doch dahinter steckt letztlich nur Software, die nicht perfekt ist. Wie bei Anti-Viren Software (die manchmal einen Virus nicht erkennt oder auch einmal ein harmloses Programm irrtümlich als gefährlich einstuft) ist auch die Spam-Erkennung nicht perfekt.

Deshalb möchte diese Software von Ihnen lernen, was für Sie interessant und wichtig ist! Wenn Sie erwartete Mails im Spam-Ordner finden und die „Spam“-Markierung nicht entfernen, dann wird die Software weiterhin annehmen, dass der Absender und ähnliche Inhalte von Ihnen unerwünscht sind. Gleichzeitig werden Spam-Mails, die Sie nicht als solche markieren, weiterhin ganz normal in Ihrem Posteingang landen und Sie nerven.

Es gibt jedoch noch zahlreiche weitere Techniken, die zur Erkennung von Spam eingesetzt werden.

Was können Sie tun, um mehr Ordnung und Übersicht in Ihrem Posteingang zu bekommen?

Indem Sie sich aus nicht mehr gewünschten Newslettern austragen helfen Sie auch Ihrem E-Mail Dienst (Gmail, GMX, Yahoo, …) zu entscheiden, was für Sie wichtige Mails sind und was unerwünschter Spam ist. Denn…

• wenn Sie weiterhin bestellte Newsletter empfangen, aber nicht lesen, dann schaden Sie damit nicht nur dem Absender, sondern auch anderen interessierten Lesern.
• wenn Sie die Mails nicht lesen, dann nimmt der jeweilige E-Mail Anbieter (Gmail, GMX, Yahoo, …) an, dass diese unwichtig oder sogar unerwünscht (also Spam) sind.

Denn wären diese E-Mails wichtig, dann würden Sie diese ja lesen.

ABER: Wenn Sie die nicht mehr gewünschten E-Mails vollständig abbestellen, dann kann es bei seriösen Anbietern (wie z. B. Klick-Tipp oder SelbstWert-plus.com) passieren, dass Sie sich nicht mehr erneut eintragen können. Warum? Weil Sie sich vollständig ausgetragen haben, dürfen Sie aus rechtlichen Gründen keinerlei Mails mehr erhalten.

Daher ist es auch für Sie wichtig, darauf zu achten, ob Sie dieses Thema nicht doch interessiert. Quintessenz: Achten Sie darauf, welche Themen Sie interessieren. Bei diesen: Abonnieren Sie diese und bleiben Sie dabei. Bei den anderen: Tragen Sie sich aus.

Vorsicht

Geben Sie Ihre E-Mail Adresse nicht sorglos weiter und veröffentlichen Sie diese auch nicht im Internet. Am schlimmsten sind klickbare Links. Öffentlich auffindbare E-Mail Adressen werden (noch immer) oft automatisiert gescannt. Wie bei anderen Dingen, die Sie von sich preisgeben, sollte auch Ihre E-Mail Adresse Vertrauenssache sein.

Woran erkennen Sie unseriöse Anbieter?

Oft können Sie diese schon an einem fehlenden Impressum in der E-Mail erkennen. Fehlt dieses, dann ersparen Sie sich den Klick. Denn dann lohnt es sich normalweise nicht, noch weiter nachzusehen, ob die verknüpfte Webseite über ein Impressum und eine Datenschutzerklärung verfügt. Wenn der Absender nicht daran interessiert ist, dann interessieren Sie ihn mit hoher Sicherheit auch nicht.

Checkliste

• Markieren Sie „Spam“-Mails, die nicht automatisch als solche erkannt wurden, manuell als Spam.
• Entfernen Sie die „Spam“-Markierung von Mails, die irrtümlich falsch gekennzeichnet Damit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass diese in Zukunft richtig eingeordnet werden.

Nur bei Webmail (d. h. Postfächer, bei denen Sie Ihre E-Mails online lesen und senden, aber keine E-Mails auf ein Gerät herunterladen):

• Markieren Sie unseriöse Mails als Spam, und löschen Sie diese erst danach. So sorgen Sie dafür, dass diese das nächste Mal mit hoher Sicherheit sofort im „Spam“-Ordner landen.
• Lesen Sie die Mails, die Sie interessieren. Wenn Sie zu wenig Zeit dafür haben, dann öffnen Sie diese zumindest kurz und überfliegen den Inhalt. Damit erkennt der Anbieter, dass Sie der Inhalt interessiert und stellt Ihnen die Mails das nächste Mal wieder (wie erwartet) zu.
• Uninteressante (bzw. nicht mehr interessante) Newsletter: Tragen Sie sich aus. Kurzer Sicherheits-Check: Wollen Sie sich wirklich für immer austragen oder nur eine kurze Pause einlegen?

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